Veja como fazer corretamente a gestão de equipes virtuais

Você sabia que 37% dos brasileiros fazem ou já fizeram home office? Além disso, segunda pesquisa realizada pela Alelo Hábitos do trabalho, 49% dos trabalhadores veem esse sistema como o modelo dos sonhos. Como essa é uma tendência que vem crescendo, é fundamental que você aprenda sobre gestão de equipes virtuais.

Ao contrário do que muitos acreditam, trabalhar em casa ou de forma remota não prejudica a produtividade do colaborador. Na verdade, traz mais conforto e flexibilidade para ele; assim, a tendência é de que atue de forma mais engajada, já que não se sente tão pressionado.

A formação de equipes remotas também minimiza os custos operacionais da empresa, podendo contribuir para o crescimento dela. Quer saber mais? Continue lendo e veja como você pode fazer corretamente a gestão de equipes virtuais para modernizar o seu negócio.

Dicas para fazer a gestão de equipes virtuais

Os avanços tecnológicos permitem uma comunicação rápida e troca de dados e informações em tempo real. Justamente por isso, é possível para as empresas reinventar seus processos e rotinas aproveitando esses recursos.

Nesse contexto, o trabalho remoto se mostra como uma forte tendência. Afinal, nesse sistema, os colaboradores não precisam estar nas dependências da empresa, que, então, consegue reduzir custos com infraestrutura, contratação de terceirizados e até mesmo o transporte da equipe.

Além disso, o fato de cada um atuar em um lugar diferente não implica um menor engajamento. Você apenas precisa fazer uma boa gestão de equipes virtuais e organizar a estrutura do seu negócio nesse meio, oferecendo para os profissionais as ferramentas e recursos de que eles precisam para desempenhar seu trabalho.

Esse é um novo desafio para os empresários, pois o modo como os processos e rotinas acontecem é diferente. Então, listamos, a seguir, algumas dicas para fazer a gestão de equipes virtuais sem grandes dificuldades e de uma forma eficaz. Veja.

Treine sua equipe

Se a sua equipe já está habituada a atuar de forma presencial, será importante que ela passe por um treinamento ou, pelo menos, um esclarecimento sobre como funciona o trabalho remoto. Deve ficar claro para o colaborador que, apesar de não estar presente na empresa fisicamente, ainda continua atrelado a ela.

Esclareça a importância de manter a dedicação às atividades e saber separar os momentos de trabalho da vida pessoal. Os profissionais precisarão aprender a utilizar as novas ferramentas e o novo fluxo dos processos, para que você possa manter o controle da produtividade.

Escolha o melhor meio de comunicação

Um dos principais fatores para fazer a gestão de equipes virtuais é manter uma excelente comunicação. Os canais adotados precisam funcionar sem ruídos e de uma forma dinâmica, para que dúvidas ou problemas sejam solucionados rapidamente.

Por isso, você precisará definir o melhor tipo de comunicação de acordo com as necessidades e o perfil da sua empresa e colaboradores. Não importa se será por aplicativo de mensagens, e-mails, chat, telefone ou qualquer outro. O importante é que haja fluidez.

Monitore a produtividade

É fundamental que você acompanhe a produtividade da sua equipe remota. Afinal, apesar de cada um estar em um local, os processos continuam sendo dependentes. Então, cada colaborador deve cumprir a sua tarefa, para não prejudicar o andamento da empresa.

Apenas tenha cuidado com as cobranças em excesso, porque você precisa acompanhar para conferir se tudo está sendo cumprido, mas não pode exercer pressão ou uma marcação muito acirrada. Isso desmotiva o colaborador e gera estresse.

Defina os horários de contato

Para que você não precise fazer contato constantemente com seus colaboradores, é interessante definir um horário para contatá-los. Nesse momento, você pedirá o feedback daquilo que aconteceu ao longo do dia, para conferir tanto a produtividade quanto possíveis problemas ou dificuldades que o profissional esteja enfrentando. Esse horário deve ser adequado para você e o profissional.

Apesar de ter esse momento de troca de informações definido, é fundamental que os canais de comunicação continuem abertos constantemente.

Preocupe-se com o incentivo à equipe

Você também precisará incentivar os funcionários para fazer uma boa gestão de equipes virtuais. Isso, porque trabalhar pelo sistema remoto é um desafio, uma vez que existem distrações que podem comprometer o engajamento.

Portanto, forneça feedbacks constantes mostrando os bons resultados que estão sendo alcançados, para que seus colaboradores percebam as vantagens desse sistema de trabalho. Também ofereça recompensas para aqueles que alcançarem metas e apresentarem bom desempenho.

Padronize os processos

Uma das questões principais para fazer com que a gestão de equipes virtuais seja um sucesso é manter a organização das rotinas da empresa. Não podemos deixar margem para que haja dúvidas, erros ou atrasos, e a melhor forma de fazer isso é padronizando os processos do seu negócio.

Desse modo, tudo acontecerá seguindo sempre a mesma lógica. As etapas serão as mesmas, também o modo como são feitos, por exemplo, o envio de dados, o registro de informações e a comunicação. Assim, basta seguir aquele passo a passo para que nada fuja ao controle e você consiga fazer um monitoramento descomplicado.

Mantenha o engajamento entre colaboradores

Conforme explicamos, um dos desafios do trabalho remoto são as distrações. Assim, além de incentivar sua equipe, você precisará manter o engajamento entre os colaboradores. Eles precisam sentir que estão trabalhando juntos, ainda que fisicamente distantes.

O senso de equipe precisa continuar, e você pode realizar reuniões periódicas, por teleconferência, e fazer lives para esclarecer dúvidas, entre outros momentos de interação. Também pode ser interessante organizar um espaço exclusivo para que os colaboradores mantenha contato e troquem ideias, como uma comunidade ou rede social.

Ferramentas que podem ser úteis

 O trabalho remoto é vantajoso para a empresa e também traz benefícios aos colaboradores, porque eles têm mais flexibilidade em seus horários, trabalham no conforto de suas casas, reduzem o estresse do deslocamento, minimizam gastos e alcançam mais qualidade de vida.

Porém, não podemos negar que, se a gestão de equipes virtuais não for bem-feita, podem ocorrer problemas, como falhas na comunicação e atrasos nas entregas. Portanto, além das dicas que já comentamos, listamos algumas ferramentas que você pode utilizar no dia a dia do trabalho remoto. Veja quais são!

Videoconferência

A videoconferência permite conversar com seus colaboradores pela internet com recursos de som e imagem. A Google, por exemplo, disponibiliza o Hangouts Meet de forma gratuita, sendo que, com essa ferramenta, é possível reunir toda a equipe, permitindo a interação de todos em tempo real.

Teleconferência

No caso da teleconferência, não há uma interação direta. Ela funciona como um programa de televisão transmitido para toda a sua equipe, mas os participantes remotos não podem falar, apenas enviar dúvidas ou informações por meio de mensagens — por chat, telefone ou e-mail.

Sistema para controle de atividades

Existem alguns softwares, plataformas e sistemas destinados ao controle de atividades. Neles, você pode registrar as tarefas que seus colaboradores devem cumprir, especificando os responsáveis. Conforme forem cumprindo essas tarefas, eles dão baixa no sistema, e você faz o controle da produtividade por ali. Uma opção é o Trello.

A gestão de equipes virtuais não é complicada, apenas acontece de uma forma diferente. Se você organizar corretamente os processos e rotinas, bem como instruir os seus colaboradores, o trabalho remoto tende a ser um grande sucesso, trazendo mais satisfação para seus funcionários e redução de custos para a empresa.

O sistema home office ajuda a melhorar o bem-estar do colaborador, mas existem diversas outras formas de fazer isso. Confira algumas alternativas neste artigo!