Principais passos para elaborar um bom comunicado interno

Muitas vezes, diante das diversas tarefas que a empresa precisa cumprir, a elaboração de estratégias para uma boa comunicação interna é deixada em segundo plano. 

Por outro lado, descobrir a melhor forma de estabelecer diálogo com os colaboradores é indispensável, sendo a chave para otimizar processos e fazer a gestão de equipes.

Do mesmo modo, um bom comunicado interno estabelece uma ponte entre gestores e funcionários, o que permite que os colaboradores tomem conhecimento das necessidades do negócio e trabalhem para garantir a fluidez dos processos e a potencialização dos resultados.

Os desafios de elaborar um comunicado estratégico e eficaz, porém, são muitos. Pensando nisso, separamos para você alguns passos que devem ser seguidos na utilização desse meio de comunicação na empresa. Não deixe de conferir!

Estruture um planejamento

O primeiro passo para elaborar bons comunicados internos é estruturar o planejamento de suas ações de comunicação com os funcionários. Nesse momento, é interessante ter os seguintes pontos em mente:

• objetivo do comunicado;
• complexidade da informação;
• meio adequado de transmissão da mensagem;
• nível de abertura para o diálogo com equipes.

Essas, além de outras informações, permitirão elaborar o comunicado interno da melhor maneira, definindo os meios adequados, a forma como o conteúdo deve ser transmitido, a necessidade de encaminhar diferentes mensagens para diferentes setores e assim por diante.

Desse modo, além de simplesmente emitir um recado, será possível trabalhar estrategicamente para que essa informação tenha o efeito esperado na empresa e desperte boas atitudes entre os funcionários. 

Assim, além de otimizar a dinâmica de trabalho, você poderá, por meio do comunicado interno, motivar a equipe, reforçar valores da empresa e trabalhar para fidelizar seus colaboradores com base na transparência e no diálogo.

Defina os canais de divulgação

O canal de comunicação, que deve constar no planejamento inicial, é aquele meio pelo qual você transmitirá o recado. Embora muitas empresas ainda se utilizem dos comunicados impressos em murais, o que também pode ser eficiente, a tecnologia auxilia muito nesse processo. Isso, porque, quando a mensagem é veiculada por meio virtual, o funcionário pode acessá-la a qualquer momento e de qualquer lugar.

Da mesma forma, o gestor que encaminha o comunicado também tem a certeza de que todos tiveram contato com a informação, não havendo risco de não visualização. 

Outro ponto central é a redução de custos proporcionada pelo ambiente digital. Nesse sentido, há diversos canais muito úteis, como e-mail institucional, WhatsApp e rede social corporativa.

Vale destacar que não há um certo ou errado na definição desses meios para a comunicação. Tudo dependerá das estratégias da empresa, do alcance que a mensagem pretende ter e de outros fatores mais básicos, como acesso a recursos tecnológicos pela instituição.

Tenha uma linguagem clara e objetiva

O terceiro passo para encaminhar um comunicado interno eficiente é verificar a linguagem adequada para transmiti-lo. Assim como na definição do canal comunicativo, isso dependerá da estratégia traçada pela empresa inicialmente. 

Também será preciso levar em consideração a cultura e o clima organizacional estabelecido, a liberdade de diálogo com as equipes e aspectos como valores, objetivos e identidade do negócio.

Considerando esses fatores, um mesmo comunicado pode ser redigido de maneira diferente entre uma empresa e outra, podendo uma ser mais informal etc. De qualquer forma, há dois pontos em comum na linguagem que devem ser observados: a objetividade e a clareza. Isso, porque quanto mais informações irrelevantes a mensagem tiver, menos eficaz ela se torna.

Muitos detalhes e uma linguagem difícil de compreender podem tirar o foco principal do texto. Sendo assim, nos comunicados internos, lembre-se de sempre ir direto ao ponto, buscando elaborá-los com frases e termos simples de entender.

Utilize modelos de padronização definidos

Outra dica importante para seguir ao redigir um comunicado interno é definir modelos de padronização da empresa. Isso será importante tanto para agilizar os processos de elaboração no futuro quanto para a adaptação dos funcionários no formato proposto. Em linhas gerais, a estrutura de um comunicado contém os seguintes elementos:

• título: identificação do remetente e do destinatário;
• corpo do texto: apresentação da mensagem que se deseja transmitir;
• encerramento: saudações finais e a identificação do departamento ou da equipe que faz a gestão da empresa.

A instituição pode, entretanto, inserir elementos que considere necessários a partir dessa estrutura, como o timbre da organização. O importante é que o formato básico seja contemplado e que as características do público-alvo e a cultura organizacional sejam observadas.

Esteja atento ao título/assunto

Estar atento ao título/assunto inserido no início do comunicado interno é um ponto essencial para chamar a atenção do colaborador para a leitura, alertando sobre a sua importância e necessidade.

Especialmente se o canal de divulgação for o e-mail, é indispensável pensar em assuntos que despertem o leitor para a sua verificação. Assim como com o conteúdo do comunicado em si, também é necessário atentar para a clareza e objetividade do título. Seguem alguns exemplos:

• Convocação para a reunião em dezembro;
• Práticas fundamentais da instituição;
• Comunicado sobre palestras e cursos deste mês.

Caso queira se assegurar do recebimento da mensagem pelos colaboradores, encaminhe o mesmo conteúdo para mais de um canal de comunicação ou o repasse aos chefes de setor, para que estes reforcem a informação com os seus funcionários.

Acompanhe os resultados

Por último, é fundamental acompanhar o envolvimento do público-alvo no comunicado. Nesse sentido, a tecnologia também pode contribuir, tendo em vista que, por meio dela, é possível monitorar quantos abriram, responderam ou interagiram com a mensagem.

Isso permitirá traçar o comportamento do colaborador diante das ações da empresa e, caso os resultados não sejam positivos, rever as estratégias e verificar pontos que podem ser corrigidos.

Afinal, dependendo do perfil do quadro de funcionários, o canal de comunicação adotado e a linguagem, por exemplo, serão determinantes para a atratividade. Nesse contexto, observar o que está ou não gerando bons resultados facilitará o planejamento de novas campanhas no futuro.

Sem dúvidas, o comunicado interno é fundamental para garantir o alinhamento dos colaboradores às necessidades da empresa e transmitir conteúdos importantes que afetam o dia a dia de trabalho. É, também, uma forma de promover a valorização do funcionário, mantendo-o informado sobre as decisões tomadas pelos seus gestores.

Sendo assim, vale a pena tratar os comunicados como uma estratégia de garantia da produtividade, aliando as dicas acima mencionadas para fortalecer a comunicação interna, atribuir maior eficiência aos processos e assegurar a competitividade do seu negócio no mercado.

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